I Elevmappe kan du laste opp dokumenter om eleven, for eksempel kartlegginger, planer og referater. Et dokument kan høre til en sak, eller ligge for seg selv under Uten sak. Blir en plan endret i løpet av året, laster du opp en ny versjon av det samme dokumentet, så alle versjonene holdes sammen.
Last opp dokumenter uten sak
Åpne eleven i Kartotek og velg fanen Elevmappe.
Trykk Last opp, eller dra filene inn i feltet under Uten sak.
Velg filene.
Velg hvem som skal ha tilgang. Alle som har lesetilgang til elevens Meldingsbok, er krysset av, både ansatte og foresatte. Eleven er ikke krysset av, men du kan krysse av for eleven.
Trykk Last opp.
Administratorene har alltid tilgang, og kan ikke velges bort. Du som laster opp, har også alltid tilgang.
Du kan laste opp PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, JPG, PNG og HEIC, opptil 10 filer om gangen og maks 20 MB per fil. På telefonen kan du ta et bilde med kameraet.
Et dokument som hører til en sak, legger du ved en oppføring i saken. Da er det sakens team som har tilgang. Se artikkelen Saker i Elevmappe: følg opp en elev over tid.
Se og last ned
Trykk på navnet til et dokument for å se det. PDF, JPG og PNG vises på siden, andre filer lastes ned. På telefonen åpnes dokumentet i en ny fane. Pilen ved dokumentet laster det ned.
Den som lastet opp dokumentet, og administratorene får også en knapp for Tilgang og logg ved dokumentet. Den åpner dokumentets egen side, med versjonene, tilgangen og loggen.
Last opp en ny versjon
Trykk Tilgang og logg ved dokumentet, eller åpne det fra saken.
Under Ny versjon velger du filen.
Trykk Last opp ny versjon.
Den nye filen blir den gjeldende versjonen, med samme tilgang. De tidligere versjonene blir liggende under Versjoner, der du kan laste dem ned eller åpne dem. Foresatte ser bare den gjeldende versjonen.
Den som lastet opp dokumentet, og administratorene kan laste opp nye versjoner. I en sak kan også den ansvarlige det, så lenge saken er åpen.
Tilgang, flytting og logg
Tilgang: kryss av eller fjern haken, og trykk Lagre. For et dokument i en sak er det sakens team som har tilgang, og det står i stedet en lenke til saken.
Flytt til en sak: velg en åpen sak og trykk Flytt. Da får sakens team tilgang, og listen over blir tømt. Er foresatte med i saken, står det hvem som kan lese dokumentet.
Logg: når dokumentet ble lastet opp og hvem som fikk tilgang, hver ny versjon, hver endring i tilgangen, og hver gang noen har åpnet eller lastet ned dokumentet.
Du kan fjerne tilgangen også etter at noen har lastet ned dokumentet. Kopien de har lastet ned, kan ikke trekkes tilbake, men loggen viser at de lastet det ned.
Slett et dokument eller en versjon
Søppelbøtta ved en versjon sletter bare den versjonen. Slett under Tilgang sletter hele dokumentet med alle versjonene. Filen slettes for godt, og det kan ikke angres. Dokumentet blir stående i mappen som slettet, med hvem som slettet det og når, og loggen kan fortsatt åpnes.
Den som lastet opp dokumentet, og administratorene kan slette. I en sak kan også den ansvarlige det, så lenge saken er åpen.
Hvem ser et dokument
Administratorene ser alltid alle dokumenter.
Et dokument uten sak ser de som er krysset av for det, så lenge de har lesetilgang til elevens Meldingsbok.
Et dokument i en sak ser sakens team og administratorene.
Mister noen lesetilgangen til Meldingsboka, mister de også tilgangen til dokumentene. Får de lesetilgangen tilbake, må de få tilgang til dokumentene på nytt.