En sak samler alt om én ting dere følger opp for en elev, for eksempel lesing, fravær eller overgangen til ungdomsskolen. Saken har en ansvarlig og et team, og alt som skrives eller legges ved, kommer på en tidslinje. Slik kan flere følge opp det samme over tid, og den som tar over, ser hva som er gjort og avtalt.
Opprett en sak
Åpne eleven i Kartotek og velg fanen Elevmappe.
Trykk Ny sak.
Skriv hva saken gjelder, for eksempel «Lesing».
Velg Ansvarlig: den som holder i saken. Det er deg hvis du ikke velger en annen. Du kan velge blant de ansatte som har lesetilgang til elevens Meldingsbok, og administratorene.
Under Hvem er med i saken? krysser du av for dem som skal være med i teamet. De ansatte er krysset av fra før, de foresatte er ikke det.
Trykk Opprett sak.
Du som oppretter saken, og den ansvarlige, er alltid med. Administratorene har alltid tilgang, og kan ikke velges bort.
Ansatte i teamet kan se og skrive i saken. Foresatte i teamet kan lese hele saken i Transponder Foresatt, også alt som skrives senere, men de kan ikke skrive i den. Tenk derfor over hvem som er med, før dere skriver.
Sakssiden
Øverst står hva saken gjelder, om den er åpen eller avsluttet, hvem som er ansvarlig, og hvor mange som har tilgang. Til høyre står:
Om saken: status, ansvarlig, når saken ble opprettet og sist endret, og hvor mange oppføringer den har.
Hvem ser saken: de ansatte under Kan se og skrive, og de foresatte under Kan se. Administratorene har alltid tilgang.
Vedlegg: alle filene i saken.
Skriv i saken
Trykk i feltet Skriv en oppføring i saken …, eller på en av typene under det.
Velg Type: Notat, Møtereferat, Samtale med foresatte, Tiltak eller Evaluering. Alle unntatt Notat har en mal med overskrifter du fyller ut.
Skriv en Overskrift hvis du vil. Uten overskrift brukes begynnelsen av teksten.
Skriv teksten. Du kan bruke overskrifter, lister og sjekklister, se artikkelen Notater i Elevmappe: skriv, rediger og se tidligere versjoner.
Legg ved filer hvis du vil: dra dem inn, eller trykk Velg filer. Du kan også legge ved filer uten å skrive noe.
Trykk Lagre i saken.
Er foresatte med i saken, står det over knappen hvem som leser det du lagrer.
Malene har disse overskriftene:
Møtereferat: Til stede, Saker, Avtalt og Neste møte.
Samtale med foresatte: Hvem var med, Hva vi snakket om, Det foresatte er opptatt av, og Avtalt.
Tiltak: Hva skal gjøres, Hvorfor, Hvem gjør hva, og Når evalueres det.
Evaluering: Hva ble gjort, Hvordan har det gått, og Videre.
Det som er avtalt, og hvem som gjør hva, står som en sjekkliste, så dere kan krysse av når det er gjort.
Tidslinjen
Tidslinjen viser alt i saken med det nyeste øverst, samlet per måned. Notatene står med hele teksten; et langt notat åpner du med Vis hele. Med knappene over tidslinjen viser du bare én type, for eksempel bare Tiltak eller bare Vedlegg.
Ved et notat kan det stå to knapper. Blyanten (Rediger) får bare den som skrev notatet. Klokka (Versjoner og logg) får den som skrev notatet, den ansvarlige og administratorene. Hver endring blir en ny versjon, og de tidligere versjonene blir liggende.
Endre saken
Den ansvarlige og administratorene kan trykke Rediger sak og endre hva saken gjelder, hvem som er ansvarlig, og hvem som er med. De kan også trykke Endre ved Hvem ser saken.
Har den ansvarlige mistet tilgangen, står det på saken, så en administrator kan velge en ny.
Avslutt en sak
Trykk Avslutt sak.
Skriv en Oppsummering hvis du vil: hvorfor saken avsluttes, og hva som er avtalt videre. Oppsummeringen kommer øverst i saken, og foresatte i saken leser den.
Trykk Avslutt sak.
En avsluttet sak blir liggende i mappen under Avsluttede saker. Ingen kan skrive i den, endre notatene, laste opp nye versjoner eller slette noe i den før den ansvarlige eller en administrator trykker Åpne saken igjen.
Hvem kan gjøre hva
Ansatte i teamet kan se saken og skrive i den.
Den ansvarlige og administratorene kan også endre saken, avslutte den, åpne den igjen og se tidligere versjoner av alt i den.
Den som skrev et notat, kan endre det. Den som lastet opp en fil, kan laste opp en ny versjon av den. Begge kan slette det de har lagt inn, og se de tidligere versjonene. Den ansvarlige og administratorene kan også det.
Foresatte i teamet kan lese saken i Transponder Foresatt, men ikke skrive i den. De ser den gjeldende versjonen av hvert notat og hver fil.
Andre ser ikke saken.