Transponder lager PDF-dokumenter med uttrekk fra meldingsbøkene og sender dem, sammen med vedleggene, til kommunen gjennom SvarUt. Med SvarInn kan dokumentene så legges rett i elevmappen i arkivet.
Arkiveringen kan tilpasses kommunens behov. Kommunen bestemmer selv hvor ofte den skal kjøres, og hva som skal hentes ut av meldingsbøkene. Som standard arkiveres hver tredje måned alle fraværsmeldinger, skjemaer, akuttmeldinger og meldinger som er merket som arkivverdige.
Hver forsendelse til SvarUt består av:
PDF-fil med uttrekk fra meldingsboken til eleven
Eventuelle vedlegg
Metadata
Gjennom SvarUt sitt API sender Transponder med en liste med metadata (nøkkel og verdi) som «ekstraMetadata». Fødselsnummeret bør brukes til å legge dokumentet i riktig elevmappe. De andre feltene viser hvilke regler som ble brukt for uttrekket fra meldingsboken. Det står også på forsiden av PDF-dokumentet.
Transponder sender med disse feltene:
nin: elevens fødselsnummer
filter_source: "message_book"
filter_name: navnet på oppsettet (brukes også i tittelen på forsendelsen)
filter_from: fra-tidspunktet for uttrekket
filter_to: til-tidspunktet for uttrekket
filter_types: hvilke typer meldinger uttrekket har med
filter_labels: merkelappene meldingene er merket med
filter_operator: "AND" eller "OR" mellom typer og merkelapper (med "OR" kan for eksempel både fraværsmeldinger og meldinger merket som arkivverdige komme med i arkivfilen)
Mottak
For at filene fra Transponder skal havne i elevmappen i arkivsystemet, må kommunen bruke SvarInn/mottaksservice. Transponder kan bare sende til SvarUt, gjennom SvarUt sitt API. Kommunen setter selv opp SvarInn mot sitt eget arkivsystem.
Kom i gang
For at Transponder skal kunne sende filer til kommunen gjennom SvarUt, må kommunen registrere Transponder som avsender i SvarUt. Transponder bruker avsender-brukernavn og service-passord som kommunen oppretter.
Ta kontakt med oss for å slå på integrasjonen mot arkivet når dere har registrert Transponder som avsender i SvarUt.