Transponder genererer PDF-dokumenter med uttrekk fra meldingsbøkene og sender disse sammen med vedlegg vedlegg til kommunen via SvarUt. Dataene kan så automatisk legges inn i den enkelte elevs mappe i arkivet ved å bruke SvarInn-tjenesten.
Arkiverings-jobbene kan tilpasses kommunens spesifikke behov. Hvor ofte arkiv-jobbene skal kjøres, og hva de skal hente ut fra meldingsbøkene, kan kommunen selv bestemme. Standard-oppsettet baserer seg på automatisk arkivering hver tredje måned av alle fraværsmeldinger, skjemaer, akuttmeldinger og meldinger som er flagget som arkivverdig.
Hver forsendelse til SvarUt består av:
PDF-fil med uttrekk fra meldingsboken til eleven
Eventuelle vedlegg
Metadata
SvarUt sitt API lar Transponder sende med en liste med metadata-verdier (key, value) som "ekstraMetadata". For arkiv-integrasjonen er det fødselsnummer som bør brukes for å plassere dokumentet i elevmappen. De andre feltene er metadata som beskriver hvilke regler som er brukt for å gjøre uttrekket fra elevens meldingsbok. Denne informasjonen er også tilgjengelig på førstesiden i PDF-dokumentet.
Transponder sender der med følgende felter:
nin: Elevens fødselsnummer
filter_source: "message_book"
filter_name: Navn på konfigurasjonen (brukes også i tittel-feltet for forsendelsen)
filter_from: Fra-tidspunkt for uttrekket
filter_to: Til-tidspunktet for uttrekket
filter_types: Typen meldinger i uttrekket
filter_labels: Merkelapper som meldinger er "tagget" med
filter_operator: "AND" eller "OR", som gjelder for typer og merkelapper (f.eks. kan fraværsmeldinger ELLER meldinger som er merket som arkivverdig være med i arkiv-file
Mottak
For at filene fra Transponder skal legges i elevmappen i arkivsystemet, må kommunen bruke SvarInn/mottaksservice. Transponder forholder seg til SvarUt-API-et og kan kun sende data til SvarUt. Kommunen må selv sette opp SvarInn-integrasjonen mot eget arkivsystem.
Kom i gang
For at Transponder skal kunne sende kommunen datafiler digitalt via SvarUt må kommunen registrere Transponder som avsender i SvarUt. Transponder bruker avsender-brukernavn og service-passord som kommunen oppretter.
Ta kontakt med oss for å aktivere aktivere integrasjon mot arkiv etter at dere har registrert Transponder som avsender i SvarUt.